Как оформить накладную

Как заполнить накладную
Alpha Post

При оформлении отправки документов или груза необходимо заполнить стандартную накладную, в которую разборчиво заносится вся информация об отправлении.
Накладная оформляется для всех видов отправлений и является единственным заполняемым документом при отправлении документов и грузов, не подлежащих таможенному декларированию.
При отправке по России накладная заполняется русскими буквами, при отправке по странам СНГ и за рубеж — латинскими.

Накладная является четырехслойным документом:

1. экземпляр передается на склад компании Alpha Post в городе отправителя;
2. экземпляр является документом, сопровождающим отправление, который по факту вручения, передается на склад компании «Alpha Post» в городе получателя с пометкой получателя «о принятии отправления»;
3. экземпляр является документом, сопровождающим отправление, и вручается получателю при доставке;
4. экземпляр остается у отправителя.

Накладная имеет штрих-код с уникальным номером "Номер накладной" (см. изображение). По этому номеру можно получить информацию о местонахождении и статусе Отправления на сайте нашей компании alphapost.express в разделе «Отследить отправление».

1. Раздел «Грузоотправитель»

(заполняется отправителем собственноручно):
В данном разделе заполняются данные об Отправителе. Данные, которые необходимо указать: полное наименование предприятия Отправителя (в случае, если Отправителем является юридическое лицо), Ф.И.О Отправителя (ОБЯЗАТЕЛЬНО), номер телефона для связи (ОБЯЗАТЕЛЬНО), страна (ОБЯЗАТЕЛЬНО), почтовый индекс (ОБЯЗАТЕЛЬНО), город (ОБЯЗАТЕЛЬНО), фактический адрес Отправителя (улица, № дома, № квартиры/офиса).

2. Раздел «Грузополучатель»

(заполняется отправителем собственноручно):
В данном разделе заполняются данные о Получателе. Данные, которые необходимо указать: полное наименование предприятия Получателя (в случае, если Получателем является юридическое лицо), Ф.И.О. Получателя (ОБЯЗАТЕЛЬНО), номер телефона для связи (ОБЯЗАТЕЛЬНО), страна (ОБЯЗАТЕЛЬНО), почтовый индекс (ОБЯЗАТЕЛЬНО), город (ОБЯЗАТЕЛЬНО), фактический адрес предприятия Получателя, (улица, № дома, № офиса).

3. Раздел «Условия доставки»

В данном разделе Отправитель обязан указать Ф.И.О (разборчиво), дату и время заполнения и поставить подпись. Тем самым Отправитель подтверждает тот факт, что он ознакомлен и согласен с Общими условиями экспресс-доставки, регламентом и действующими тарифами. Отправление не содержит предметы, запрещенные к перевозке.

4. Раздел «Информация о грузе»

(заполняется либо курьером, либо оператором):
• в графе «Кол-во мест» указывается количество мест, принятых у Отправителя;
• для заполнения графы «Вес» необходимо определить физический и объемный вес отправления. За основу определения стоимости берется наибольший вес, который и заполняется в соответствующую графу. Вес указывается с максимальной точностью, но при расчете оплаты округляется в большую сторону, свыше 0,5 кг единица измерения 1 кг. Градация веса Отправления более 1 кг идет с шагом в 1 кг. При указании объемного веса так же заполняются его габариты: длинна (см), ширина(см), высота(см). Объемный вес рассчитывается по формуле: (длинна*ширина*высота) / 5000 = объемный вес.

5. Раздел «Описание содержимого»

Данный раздел заполняется Отправителем, в нем указывается:
1. краткое описание Отправления, например: оборудование, печатная продукция и пр. (не разрешается писать конкретную модель, марку, серийный номер, количество вложений внутри Отправления);
2. если груз является опасным: указывается полное наименование груза (без описания марки, модели, цифровых кодов и количества).

6. Раздел «Особые отметки/услуги»

В данном разделе Отправителю следует указать дополнительные сервисы, необходимые ему или Получателю. С условиями и правилами оказания «Дополнительных Услуг», вы можете ознакомиться на нашем сайте alphapost.express в разделе «Услуги» или уточнить информацию у наших менеджеров по телефону: 8 (800) 250-35-36.

7. Раздел «Информация об оплате»

Указание плательщика и формы оплаты является обязательным.
• при оплате за наличный расчет в окнах «Плательщик отправитель» и «Форма оплаты наличные» ставятся соответствующие «галочки».
• при оплате по безналичному расчету в окне «Безналичный расчет» проставляется «галочка». В данном случае необходимо прописать № договора Клиента «Alpha Post» в окне «Безн. форма оплаты № договора».

8. Раздел «Информация о приеме Отправления»

Данный раздел заполняется курьером либо другим сотрудником «Alpha Post», который принимает отправление к отправке. В обязательном порядке необходимо указать точную дату и время приема отправления.

9. Раздел «Подтверждение доставки»

Этот раздел заполняется Получателем разборчиво и собственноручно. Указывается: Ф.И.О., ставится подпись Получателя, точная дата и время получения Отправления.